Veel bedrijven werken met een boekhoudpakket en daaromheen een handvol losse tools: een CRM voor de verkoop, een spreadsheet voor de voorraad, een app voor uren en nog iets voor de facturen. Dat werkt, tot het niet meer werkt. Een ERP-systeem brengt dat allemaal samen. Wat het is, wanneer je eraan toe bent en waarom wij er als boekhouders mee werken.
Wat is een ERP-systeem?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is één systeem voor de belangrijkste processen in je bedrijf: verkoop, inkoop, voorraad, projecten, HR en boekhouding. Het verschil met een boekhoudpakket plus losse tools: alles zit in één database. Een klant, een product of een factuur bestaat maar één keer, en elk onderdeel van het systeem werkt met dezelfde gegevens.
Bij losse tools moet je informatie overzetten: exporteren, importeren of via koppelingen die soms haperen. Elke overdracht is een kans op fouten en vertraging.
Wanneer ben je eraan toe?
De signalen zijn meestal duidelijk:
- Je voert dingen dubbel in. Een order in het ene systeem, de factuur in het andere.
- De cijfers sluiten niet aan. De omzet in je CRM is anders dan in je boekhouding, en niemand weet precies waarom.
- Voorraad of uren staan in spreadsheets. Die zijn nooit helemaal actueel en kosten elke week tijd.
- De maandafsluiting kost dagen. Omdat alles eerst uit verschillende systemen bij elkaar moet komen.
- Je pakket groeit niet mee. Nieuwe medewerkers, producten of vestigingen passen er steeds slechter in.
Herken je er twee of meer, dan is het tijd om naar een ERP-systeem te kijken. In de praktijk past het vooral bij bedrijven met ongeveer 5 tot 100 medewerkers.
Waarom werken wij als boekhouders met Odoo?
Voor een boekhouder is het grootste voordeel van een ERP-systeem dat de boeking ontstaat op het moment dat de transactie ontstaat. Een offerte wordt een order, de order wordt een factuur, en die factuur staat direct in de boekhouding. Betaalt de klant, dan komt de betaling via de bankkoppeling binnen en wordt die automatisch aan de factuur gekoppeld.
| Stap | Met losse tools | In Odoo |
|---|---|---|
| Offerte wordt order | Overtypen of exporteren | Eén klik |
| Order wordt factuur | Factuur maken in een ander pakket | Automatisch |
| Factuur in de boekhouding | Importeren of inboeken | Staat er al |
| Betaling verwerken | Handmatig afletteren | Via de bankkoppeling |
| Maandrapportage | Eerst alles verzamelen | Direct uit het systeem |
Daardoor is de boekhouding elke dag bij, sluiten de cijfers aan tussen verkoop, voorraad en boekhouding, en komt de maandrapportage rechtstreeks uit het systeem. Dat is ook wat we bedoelen met kloppende cijfers, elke dag.
Waarom Odoo, en niet een ander pakket?
Er zijn meer ERP-systemen. Wij werken met Odoo, om drie redenen:
- Modulair. Odoo bestaat uit losse apps die in één database samenwerken: boekhouding, facturatie, CRM, voorraad, projecten, HR, webshop en meer. Je begint klein en zet modules aan als je ze nodig hebt.
- Betalen per gebruiker. Bij de Enterprise-versie betaal je per gebruiker, niet per module. Dat houdt het betaalbaar als je meer onderdelen gaat gebruiken.
- Standaard waar het kan. Odoo dekt de meeste processen van een mkb-bedrijf zonder maatwerk. Dat maakt updates eenvoudig en voorkomt dat je vastzit aan één bouwer.
Odoo heeft een gratis Community-versie en een betaalde Enterprise-versie. Voor de meeste mkb-bedrijven adviseren we Enterprise, in de cloud bij Odoo zelf: geen beheer, met automatische updates en back-ups. Matching Numbers is officieel Odoo-partner.
Wat vraagt een overstap?
Een overstap naar Odoo verloopt bij ons in vier fases:
- Intake (1 tot 2 weken): we brengen je processen en systemen in kaart en bepalen samen welke modules je nodig hebt.
- Inrichting (3 tot 8 weken): we richten Odoo in op jouw manier van werken, zetten koppelingen op en zetten je data over.
- Training (1 tot 2 weken): je team leert werken met Odoo aan de hand van jullie eigen processen.
- Live en beheer: je gaat per proces live, en wij doen daarna de boekhouding in Odoo.
Een standaardinrichting met boekhouding, facturatie en CRM staat meestal binnen zes tot acht weken. Komen er voorraad, projecten of meerdere koppelingen bij, dan duurt het drie tot vier maanden.
Wanneer past Odoo níet?
Een ERP-systeem is niet voor iedereen de juiste stap. Odoo past minder goed als:
- je processen nog elke maand veranderen, zoals in de allereerste fase van een startup;
- je geen tijd kunt vrijmaken voor de intake en de training;
- je per se een merk- of branchespecifiek pakket wilt of moet gebruiken.
Dan is een goed boekhoudpakket met een paar slimme koppelingen vaak de betere keuze. Ook dan houden wij je boekhouding elke dag bij.
Hoe pakken wij het aan?
Wij richten Odoo in én doen er daarna je boekhouding in. Een vraag over een instelling of over je cijfers stel je dus aan dezelfde mensen. Benieuwd of Odoo bij jouw bedrijf past? Lees meer over onze Odoo-implementatie of plan een demo van een half uur.
— Elaudt
