Van boekhouder wisselen voelt als een groot project, maar in de praktijk is het vooral een kwestie van goed overdragen. Dit zijn de vier dingen die bepalen of een overstap soepel gaat.
1. Kies het moment
Het makkelijkste moment is direct na een afgesloten periode: na een btw-kwartaal of na de jaarafsluiting. Dan is duidelijk wie wat heeft gedaan en begint de nieuwe boekhouder met een schone stand. Halverwege een kwartaal overstappen kan ook, zolang je afspreekt wie de lopende aangifte doet.
2. Regel de opzegging en de overdracht
Kijk in je contract naar de opzegtermijn en vraag je huidige boekhouder om een export van de administratie: grootboek, openstaande debiteuren en crediteuren, vaste activa en de laatste jaarrekening. Je bent eigenaar van je eigen administratie; een boekhouder mag die niet achterhouden. Vraag ook naar lopende zaken, zoals een bezwaar of een betalingsregeling bij de Belastingdienst.
3. Zorg dat niets tussen wal en schip valt
De meeste problemen bij een overstap gaan over verantwoordelijkheid: een aangifte waarvan beide partijen dachten dat de ander hem deed. Leg daarom schriftelijk vast tot welke datum de oude boekhouder verantwoordelijk is en vanaf wanneer de nieuwe. Wij nemen die afstemming met je vorige boekhouder voor onze rekening.
4. Gebruik de overstap om op te ruimen
Een nieuwe boekhouder kijkt met een frisse blik naar je administratie. Dit is het moment om oude openstaande posten af te boeken, de rekening-courant uit te zoeken en je grootboek op te schonen. Daarna begin je met een administratie die klopt en die elke dag wordt bijgewerkt.
Bij Matching Numbers zitten de onboarding en de migratie van je huidige administratie in de maandprijs. Geen opstartkosten, en meestal binnen een week geregeld.
— Kasper
