Als investeerder krijg je de cijfers van je portfoliobedrijven vaak per kwartaal. Tegen de tijd dat je ze leest, zijn ze al weken of maanden oud. Voor een startup die elke maand tienduizenden euro’s uitgeeft, is dat lang. Hieronder lees je waarom kwartaalcijfers zo laat komen, wat je daardoor mist en hoe het anders kan.
Hoe oud zijn kwartaalcijfers als je ze leest?
Neem het derde kwartaal. Dat loopt tot 30 september. Veel startups werken hun boekhouding pas bij als de btw-aangifte eraan komt, en die moet voor een kwartaal uiterlijk op de laatste dag van de maand erna binnen zijn: voor het derde kwartaal is dat 31 oktober. Daarna maakt de founder de rapportage. Komt die half november bij jou binnen, dan zijn de cijfers over juli al bijna vier maanden oud, en die over september zes weken.
Gemiddeld kijk je dus naar cijfers van zo’n drie maanden geleden. Je ziet hoe het ging, niet hoe het gaat.
Wat kan er in een kwartaal gebeuren?
Een rekenvoorbeeld. Een startup heeft op 1 juli € 450.000 op de bank en een netto burn van € 60.000 per maand. Dat is een runway van 7,5 maanden.
| 1 juli | 30 september | Half november | |
|---|---|---|---|
| Kaspositie | € 450.000 | € 270.000 | € 180.000 |
| Runway | 7,5 maanden | 4,5 maanden | 3 maanden |
Wie half november de kwartaalcijfers leest, ziet een runway van 4,5 maanden. In werkelijkheid is er op dat moment nog maar zo’n drie maanden over. Een nieuwe financieringsronde kost al snel een paar maanden. Wie het pas zo laat ziet, heeft weinig ruimte meer om bij te sturen.
En dan gaat dit voorbeeld nog uit van een gelijke burn. Neemt een startup in augustus drie mensen aan, dan loopt het nog harder.
Waarom komen de cijfers zo laat?
- De boekhouding loopt achter. Veel boekhouders werken per kwartaal, op het ritme van de btw-aangifte. Tussendoor staan de cijfers niet bij.
- De founder maakt de rapportage zelf. Uit een spreadsheet, naast al het andere werk. Dat schuift vanzelf naar achteren.
- Elke startup rapporteert anders. Andere definities, andere opbouw. Voordat je de cijfers kunt vergelijken, moet je ze eerst zelf op één lijn brengen.
Wat mis je als investeerder?
- Signalen. Een burn die oploopt, omzet die stagneert, klanten die later betalen. In dagelijks bijgewerkte cijfers zie je dat binnen een paar weken. In een kwartaalrapportage pas maanden later.
- Momenten om te helpen. Een introductie bij een klant, een gesprek over het budget, op tijd een ronde starten. Hoe eerder je het weet, hoe meer je kunt doen.
- Overzicht over je portfolio. Met cijfers van verschillende momenten en in verschillende formats is het lastig om je bedrijven naast elkaar te leggen.
Is maandelijks rapporteren genoeg?
Een maandrapportage is al een grote stap vooruit. Maar ook die komt meestal pas een paar weken na het einde van de maand, en de founder moet hem elke keer opnieuw maken. Het kan nog beter: als de boekhouding elke dag wordt bijgewerkt, is de rapportage dat ook.
| Per kwartaal | Per maand | Dagelijks bijgewerkt | |
|---|---|---|---|
| Leeftijd van de cijfers als je ze leest | 1 tot 4 maanden | 2 tot 6 weken | 1 dag |
| Werk voor de founder | Een rapportage per kwartaal | Een rapportage per maand | Geen |
| Een tegenvaller zie je | Maanden later | Binnen een maand | Dezelfde week |
Hoe pak je het aan in je portfolio?
- Spreek een vaste set cijfers af. Kaspositie, burn, runway, omzet of MRR, en twee of drie KPI’s die voor jou tellen. Voor al je bedrijven dezelfde, met dezelfde definities.
- Haal de cijfers uit de boekhouding. Niet uit een spreadsheet die de founder apart bijhoudt. Dan kloppen ze ook met de aangiften en de jaarrekening.
- Ontzorg de founder. Een rapportage die vanzelf uit de boekhouding komt, kost de founder geen tijd. Dan komt hij ook in drukke maanden.
- Leg het vast bij de investering. Spreek bij een nieuwe investering af welke cijfers je krijgt en hoe actueel ze zijn. Achteraf regelen is lastiger.
Hoe werkt dat bij Matching Numbers?
Wij doen de boekhouding van startups en werken die elke dag bij. Als investeerder log je in op ons portaal en zie je de actuele rapportage van elk bedrijf dat bij ons is aangesloten, met alle eerdere rapportages erbij en je eigen metrics. Heb je meerdere bedrijven aangesloten, dan krijg je ook één overzicht van je hele portfolio. Doet een startup haar boekhouding elders, dan maken we elke maand de rapportage op basis van de aangeleverde cijfers. Lees meer op onze pagina voor investeerders.
Bronnen
- Belastingdienst, Wanneer moeten mijn btw-aangifte en mijn betaling binnen zijn?
— Boele
