Je eerste werknemer aannemen is een mijlpaal, en het is ook het moment waarop je werkgever wordt in de ogen van de Belastingdienst. Vanaf dan houd je loonheffingen in op het salaris en draag je die maandelijks af. Dit moet er geregeld zijn voordat de eerste loonstrook de deur uit gaat.
Voor de eerste werkdag
- Je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst; je krijgt dan een loonheffingennummer
- De identiteit van je werknemer vaststellen en een kopie van het identiteitsbewijs bewaren
- Een ingevulde loonbelastingverklaring (opgaaf gegevens voor de loonheffingen) laten ondertekenen
- Een schriftelijke arbeidsovereenkomst met salaris, uren en proeftijd
- Controleren of je onder een cao of een verplicht pensioenfonds valt
Wat loonheffingen zijn
Loonheffingen is de verzamelnaam voor loonbelasting en premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Een deel houd je in op het brutoloon van je werknemer, een deel betaal je als werkgever bovenop het brutoloon. De totale werkgeverslasten liggen daardoor ruwweg twintig tot dertig procent boven het brutosalaris.
Elke maand
Je maakt een loonstrook, betaalt het nettoloon uit en doet loonaangifte bij de Belastingdienst. De aangifte en de betaling moeten binnen een maand na afloop van het tijdvak binnen zijn. Wijzigingen zoals een salarisverhoging, een nieuwe medewerker of iemand die uit dienst gaat, geef je door voordat de aangifte wordt ingediend; achteraf corrigeren kost veel meer tijd.
DGA-salaris
Heb je een bv, dan ben je als directeur-grootaandeelhouder zelf ook werknemer en geldt de gebruikelijkloonregeling. De loonadministratie voor je eigen salaris werkt hetzelfde als voor een werknemer. Welk bedrag passend is, is een vraag voor je fiscalist.
Bij Matching Numbers kost salarisadministratie altijd 20 euro per medewerker per maand, inclusief loonstroken en loonaangifte.
— Elaudt
