Overstappen van boekhouder: zo werkt het stap voor stap

Veel founders blijven te lang bij een boekhouder die niet meer bij hun bedrijf past. Niet omdat ze tevreden zijn, maar omdat overstappen gedoe lijkt: papierwerk, overdracht, en de angst dat er iets tussen wal en schip valt. In de praktijk valt dat mee, zeker als de nieuwe partij de migratie voor je regelt. Dit is het stappenplan.

Een paar signalen die we vaak zien bij startups:

• Je cijfers lopen structureel achter, waardoor je stuurt op verouderde informatie.
• Vragen blijven dagen of weken liggen, of elke vraag voelt als een factuur.
• Je boekhouder kent de startup-wereld niet: termen als runway, MRR of een investeerdersupdate zijn nieuw.
• Je bent uit je huidige pakket gegroeid en de service groeit niet mee.

Herken je er meer dan één, dan is de vraag niet óf je moet overstappen, maar wanneer.

Kijk eerst naar de afspraken met je huidige boekhouder: welke opzegtermijn geldt er, en tot wanneer loopt je overeenkomst? Dat verschilt per kantoor. Zorg ook dat openstaande facturen betaald zijn; dat voorkomt discussie bij de overdracht.

Overstappen kan in principe op elk moment. Praktisch gezien is de start van een nieuw btw-tijdvak of een nieuw boekjaar het rustigst: de vorige periode is dan netjes afgesloten. Maar wacht niet een half jaar op 'het perfecte moment' als je nu al op verouderde cijfers stuurt; een goede nieuwe partij kan ook midden in een periode instappen.

Je administratie is en blijft van jou, niet van je boekhouder. Bij de overstap draag je over: je boekhouddata, je jaarrekeningen en aangiftes van voorgaande jaren, en de toegang tot je boekhoudsoftware. Werk je in een modern boekhoudpakket, dan is dit vaak een kwestie van het overzetten van de beheerdersrol in plaats van het verhuizen van dozen papier.

Je nieuwe boekhouder heeft machtigingen nodig om namens jou aangiftes te doen bij de Belastingdienst en om bankkoppelingen in te richten. De oude machtigingen trek je in. Een goede nieuwe partij loodst je hier doorheen; het is vooral een kwestie van een paar akkoorden geven.

De beste manier om niets tussen wal en schip te laten vallen: laat de nieuwe partij de administratie opbouwen en controleren terwijl de oude nog doorloopt, en schakel pas definitief over als alles staat. Zo is er geen gat in je administratie en geen deadline-stress.

Bij Matching Numbers is dit precies hoe het werkt: wij doen de migratie parallel en schakelen pas over zodra je boeken volledig op ons systeem draaien. We nemen je huidige administratie over, koppelen je bankrekeningen en tools, importeren je historische data en richten je dashboards in. Een volledige overstap ronden we binnen vijf werkdagen af, en de onboarding en migratie zitten gewoon in je maandprijs. Jij hoeft alleen je oude contract op te zeggen.

Je administratie is van jou, dus je hebt recht op de gegevens die eronder liggen. Vraag deze set op, dan kan een nieuwe partij zonder gaten verder:

• De grootboekrekeningen en de saldibalans per overnamedatum.
• De openstaande debiteuren en crediteuren, met factuurnummers.
• De ingediende btw-aangiftes van het lopende jaar, met de onderliggende berekening.
• De loonjournaalposten en de laatste loonaangifte, als je personeel hebt.
• De staat van vaste activa met de gebruikte afschrijvingstermijnen.
• De jaarafsluiting of jaarrekening van het vorige boekjaar, plus de openingsbalans van dit jaar.
• De bankmutaties en de bonnen en facturen die al verwerkt zijn.

Krijg je hier weerstand op, dan is dat zelf een signaal. Een kantoor dat je eigen cijfers niet wil afgeven, houdt je vast aan iets wat niet van hem is.

Vraag dit op voordat je opzegt, niet erna. Een kantoor dat weet dat je vertrekt is zelden sneller geworden.

• Een export van je grootboek en je saldibalans per de overdrachtsdatum.
• De openstaande debiteuren en crediteuren, met datum en bedrag per post.
• De ingediende btw-aangiftes van dit jaar en het vorige, met de betaalbewijzen.
• De loonjournaalposten en de loonaangiftes, als je personeel hebt.
• De laatste vastgestelde jaarrekening of jaarafsluiting.
• Het eigenaarschap van je boekhoudsoftware, als het account op naam van het kantoor staat.

Dat laatste punt is waar het het vaakst op vastloopt. Staat je administratie in een omgeving die het kantoor bezit, dan neem je bij een overstap een export mee en niet je historie. Bij ons staat het account op jouw naam, precies om die reden.

Een overstap heeft één datum die echt telt: die waarop de verantwoordelijkheid voor de aangiftes verschuift. Leg vooraf schriftelijk vast wie de aangifte over het lopende tijdvak indient, want dit is het gat waar een verzuimboete in valt: beide partijen denken dat de ander het doet.

Plan de overdracht daarom net na een aangiftedeadline en niet er net voor. Voor een btw-kwartaal betekent dat: laat het oude kantoor het kwartaal afmaken en begin bij ons met het volgende. Dat kost je geen dag extra en het haalt het enige echte risico uit de overstap.

Zo ziet een volledige overstap eruit. De datums schuiven mee met het moment dat we toegang en machtigingen binnen hebben, de volgorde blijft gelijk.

• Dag 1: kick-off van een halfuur. We halen op wat er is en zetten je administratie klaar in het platform.
• Dag 2: bankrekeningen en tools koppelen en je historische data importeren.
• Dag 3: boekingsregels instellen, de openingsbalans en openstaande posten inregelen en aansluiten op de saldibalans.
• Dag 4: dashboards inrichten en de machtigingen bij de Belastingdienst indienen.
• Dag 5: controle en overdracht. Vanaf dat moment loopt alles bij ons en kan je oude kantoor stoppen.

Dat kan, en het vraagt een schone knip. We nemen de saldibalans per de afgesproken overnamedatum over als openingsbalans en stemmen die af met je banksaldo en je openstaande posten. Klopt dat, dan is de rest van het jaar bij ons opgebouwd en sluit de jaarafsluiting netjes aan op wat je vorige boekhouder heeft gedaan.

Wat je daarbij moet weten: over de periode voor de overname blijft je oude kantoor verantwoordelijk voor de aangiftes die het heeft ingediend. Wij pakken op vanaf de datum die we samen vastleggen, zodat geen enkel tijdvak twee keer of nul keer wordt aangegeven.

• Een btw-tijdvak dat door beide kantoren wordt aangegeven, of door geen van beide.
• Een machtiging die te laat is ingediend, waardoor de eerste aangifte bij ons niet verstuurd kan worden.
• Een openingsbalans die niet aansluit, waardoor je het hele jaar op verkeerde beginstanden staat.
• Een software-account dat op naam van het oude kantoor staat, waardoor je je eigen historie niet mee kunt nemen.

Alle vier zijn te voorkomen met een parallelle migratie en een vastgelegde overnamedatum. Daarom werken we zo, en daarom vragen we die ene set gegevens vooraf op.

Bij ons niets. De onboarding en de migratie van je bestaande administratie zitten in je maandprijs, dus er zijn geen opstartkosten en geen losse uren voor het inregelen. Wat je oude kantoor rekent voor het afronden van de lopende periode, staat in je eigen contract.

• Blijf niet hangen bij een boekhouder die niet meer past; overstappen is minder werk dan het lijkt.
• Check je opzegtermijn en betaal openstaande facturen.
• Een nieuw btw-tijdvak is een rustig moment, maar overstappen kan altijd.
• Je administratie is van jou: data, historie en software-toegang gaan mee.
• Laat de nieuwe partij parallel meedraaien, dan valt er niets tussen wal en schip.